Deel deze pagina

Gemeente Stad Deinze

Melding evenement

Bij het voorbereiden van evenementen komt heel wat kijken. Het zoeken van een geschikte datum en plaats, diverse aankopen, het voeren van promotie,.... Daarbij worden organisatoren geconfronteerd met een aantal wettelijke regels waar ze niet altijd even goed wijs uit geraken. Vaak is het een heuse zoektocht om correcte informatie te verkrijgen.

Het stadsbestuur van Deinze stelt daarom het onlineformulier melding publieke evenementen ter beschikking van de organisatoren. Aan de hand van dit formulier kan de organisator in één moeite de belangrijkste informatie doorgeven aan de verschillende stedelijke diensten, politie en brandweer. Op die manier krijgen zij tijdig een goed beeld van de evenementen in Deinze en kunnen zij de nodige stappen zetten om het evenement veilig te laten verlopen.

Wie moet melden?

Enkel indien op het evenement minder dan 500 bezoekers worden verwacht, het geluidsniveau van de (versterkte muziek) onder de 85 db blijft en er geen (deel) van de openbare weg wordt ingenomen, ben je niet verplicht om te melden.

Wat als jouw evenement niet onder de verplichte melding valt?

Ben je niet verplicht om te melden, dan kan je dit meldformulier op vrijwillige basis indienen. Dit komt in ieder geval de veiligheid van jouw evenement ten goede.

OPGELET! Het feit dat je niet verplicht bent om te melden, ontslaat jou niet van de verplichting om alle wettelijke bepalingen voor het organiseren van evenementen na te leven.

Hoe ga je te werk?

Indien blijkt dat je verplicht bent te melden, vul dan het onlineformulier volledig in. Als je voor bepaalde rubrieken met het oog op een specifieke vergunning voor borden of flyers, bewaking of het schenken van sterke dranken nog niet over alle gegevens beschikt bij de melding, kan je later de aparte formulieren doorsturen naar de betrokken dienst. 

Stuur minstens 12 weken voor aanvang van het evenement het onlineformulier door! Indien de melding later wordt ingediend, kan niet worden gegarandeerd dat alle vergunningen tijdig worden afgeleverd. Stuur ook niet vroeger dan 1 jaar op voorhand de melding door (er zijn immers nog te veel onbekende gegevens en de kans op wijzigingen is dus groot).

Zorg dat je over volgende gegevens beschikt, vooraleer het meldformulier in te vullen:

  • Naam, tijdstip, locatie + verwacht aantal aanwezigen van het evenement
  • Grondplan met indeling van de locatie, toegangs- en evacuatiewegen, parkings, podia, tenten, attracties, geluidsinstallatie(s), eet- en drankstanden, kooktoestellen, verwarmingstoestellen, EHBO en andere infrastructuur
  • Contactgegevens eindverantwoordelijke en contactpersonen op het evenement zelf (ook gsm, e-mail en rijksregisternummer)
  • Bij schenken sterke dranken: lijst geschonken dranken + gegevens aanvrager vergunning (ook rijksregisternummer) + het moraliteitsattest van de aanvrager (enkel voor niet-Deinzenaars)
  • Bij gebruik versterkte muziek: uren en type van de muziek, gegevens van de geluidsfirma of geluidstechnieker
  • Beschrijving van de nodige verkeersmaatregelen (tijdelijk afsluiten straten of parkeerplaatsen)
  • Andere vragen aan politie Deinze-Zulte
  • Bij inzet bewakingspersoneel: contactgegevens bewakingsfirma en/of persoonsgegevens vrijwilligers (ook rijksregisternummer en beroep)
  • Voor de brandweer: gegevens over gebruik gas, elektriciteit, hout, open vuur en vuurwerk, gegevens over de opgestelde tenten, podia, stoelen en tafels, kermisattracties, gegevens over de opgestelde eetstanden, barbecue, mobiele cateraars
  • Indien aanwezig, contactgegevens van de medische hulppost
  • Bij plaatsen van borden of uitdelen flyers op de openbare weg, alle gegevens omtrent plaats en tijdstip(pen)

Gegevens met betrekking tot de vergunning sterke dranken, het inzetten van security of het gebruik van borden en flyers kunnen ook later apart na de melding worden doorgegeven.

Indien je op het moment van de melding nog niet over alle gegevens beschikt, dien dan de aparte aanvraagformulieren (zie hieronder) in. Enkel de aparte aanvraagformulieren indienen (voor de vergunning sterke dranken, het inzetten van security of het gebruik van borden en flyers) is niet voldoende.

Onder de rubriek evenement organiseren vind je heel wat praktische informatie.

GA NAAR HET ONLINEFORMULIER VOOR HET MELDEN VAN EVENEMENTEN