Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen digitaal en gestructureerd worden verstuurd. Dat gebeurt via het PEPPOL-netwerk. Een factuur in pdf, via e-mail of op papier is daarom niet langer geldig als e-factuur.
Let op bij het opstellen van je e-factuur:
-
Vul het rekeningnummer correct in.
-
Vermeld de juiste (gestructureerde) mededeling.
-
Voeg alle nodige details toe aan de factuur.
Wij verwerken alleen de gegevens uit de PEPPOL-factuur. Eventuele informatie in een meegezonden pdf nemen we niet over.
Bedankt om hiermee rekening te houden. Zo kunnen we je factuur snel en correct verwerken.
Waarom e-facturatie?
Het Koninklijk besluit "E-invoicing" van 9 maart 2022 verplicht leveranciers om e-facturen te versturen naar Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen.
Stad Deinze, OCMW Deinze, AGB Stad Deinze kiezen resoluut voor een vlugge, vergaande en volwaardige e-facturatie.
Hiermee zetten we een belangrijke stap naar de digitalisering en automatisering van facturen. Alle facturen, ongeacht de waarde van de opdracht, dien je verplicht via e-facturatie in.
E-facturatie biedt nog heel wat voordelen:
- E-facturatie zorgt voor tijdsbesparing, alles verloopt immers automatisch.
- Facturen worden sneller betaald.
- Er is minder kans op fouten en fraude.
- Het risico dat we facturen verliezen, verdwijnt.
- Er zijn geen papier-, port- en envelopkosten.
Ook voor jouw bedrijf is dit een opportuniteit om dit proces te digitaliseren.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een factuur die elektronisch gemaakt en verzonden wordt via Peppol. Peppol is een internationaal netwerk om veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig elektronische documenten zoals e-facturen en e-creditnota’s uit te wisselen.
Iedereen met een ondernemingsnummer kan Peppol gebruiken.
Meer informatie rond e-facturatie vind je terug op de website van de federale overheid efactuur.belgium.be.
Hoe dien je een e-factuur in?
Je kan op drie manieren elektronisch factureren aan lokaal bestuur Deinze.
Zorg ervoor dat je slechts op één manier je e-factuur verstuurt en verstuur ook geen kopie per mail.
1. Via een facturatietool
Hoe ga je te werk?
- Kies een facturatietool uit de lijst van de Vlaamse overheid en volg de stappen.
- Raadpleeg de webpagina van de facturatietool die je wil gebruiken voor extra info of instructievideo's.
- Kan jouw tool niet gekoppeld worden? Factureer dan via Mercurius of gebruik een andere facturatietool.
2. Via je eigen boekhoudpakket of ERP-systeem
Hoe ga je te werk?
- Check of je boekhoud- of facturatiepakket geschikt is om e-facturen te verzenden via Peppol.
- Volg de stappen op de website van de Vlaamse Overheid.
- Kan je pakket niet gekoppeld worden? Factureer dan via Mercurius of een andere facturatietool.
3. Via Mercurius
Gebruik je geen facturatietool of kan je geen e-facturen versturen via jouw facturatietool of boekhoudpakket? Je kan gratis e-facturen versturen via Mercurius, het portaal van de federale overheid.
Hoe ga je te werk?
- Meld je aan op het Mercuriusplatform met je eID of via itsme.
- Klik op ‘Nieuwe factuur aanmaken’, vul alle gegevens in en klik op ‘Verstuur’.
- Je kan de status opvolgen in het overzicht.
Voldoet je huidige softwarepakket niet?
De fiscus voorziet een tijdelijke, verhoogde kostenaftrek van 120% voor bepaalde kosten die je moet maken als je huidige softwarepakket voor facturatie niet de mogelijkheid biedt om facturen op de juiste manier te versturen. Lees de voorwaarden op de website van VLAIO.
Uitzonderingen: facturatie per e-mail
Uitzonderlijk kan je ons nog een factuur per e-mail bezorgen. Je moet hiervoor voldoen aan een van onderstaande voorwaarden:
- Je factureert vanuit een rechtspersoonlijkheid zonder ondernemingsnummer.
Opgelet: een ondernemingsnummer verschilt van een btw-nummer. Heb je een onderneming zonder btw- maar mét ondernemingsnummer? Dan ben je ook verplicht om e-facturen in te dienen. - Je factureert buiten een overheidsopdracht (bv. huren, belastingen, taksen, ...).
- Je bent een buitenlandse (niet-EU) leverancier die buiten het bereik van het Peppol-netwerk valt.
Kom je voor een uitzondering in aanmerking? Bezorg dan jouw facturen via facturen@deinze.be.
Aan welke vereisten moet je e-factuur voldoen?
Vormvereisten
Heb je een btw-nummer? Dan ben je verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving te gebruiken.
- Juist btw-percentage (bv. medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44)
- Btw-nummer van de verkoper
- Btw- of ondernemingsnummer van een van onze entiteiten
- IBAN-nummer van de verkoper
- Bestelbonnummer via het veld "orderreference" of "PO-nummer"
- Omschrijving en datum van dienst of levering
Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur.
Technische ondersteuning
Raadpleeg de helpdesk van de toepassing die je gebruikt voor technische ondersteuning, foutmeldingen, vragen of facturen correct afgeleverd zijn, ...
Wij kunnen enkel nagaan of we een e-factuur al dan niet hebben ontvangen.
Bestelbonnen
Een overeenkomst met lokaal bestuur Deinze komt pas tot stand na verzending van een bestelbon, brief van sluiting of overeenkomst na goedkeuring door de bevoegde dienst of het bevoegd orgaan.
Wacht de ontvangst van de bestelbon af voordat je goederen levert, diensten presteert of werken verricht.
We bezorgen de bestelbon bij voorkeur per mail. Krijg je de bestelbon nog per post doorgestuurd? Bezorg ons dan jouw mailadres en ondernemingsnummer via facturen@deinze.be.
Facturatie- en contactgegevens
Stad Deinze
Stad Deinze
Brielstraat 2
9800 Deinze
BE 0697.608.162
OCMW Deinze
OCMW Deinze
Brielstraat 2
9800 Deinze
0697.663.689
AGB Stad Deinze
AGB Stad Deinze
Brielstraat 2
9800 Deinze
BE 0837.741.785