Als je activiteiten organiseert op een openbare weg (straat, plein, parking en andere publieke plaatsen die toegankelijk zijn voor het verkeer), moeten er meestal speciale verkeersmaatregelen worden genomen. Bij sommige evenementen is het voor de veiligheid van de bezoekers noodzakelijk om omliggende straten, pleinen of parkeerplaatsen (gedeeltelijk) verkeersvrij te maken.
Als de openbare weg wordt gebruikt, moet je altijd jouw evenement melden. Samen met de melding van het evenement moet een duidelijk grondplan worden ingediend. Op die manier kunnen de bevoegde diensten inschatten of jouw evenement op een veilige manier kan plaatsvinden en bepalen welke verkeersmaatregelen daarvoor noodzakelijk zijn.
Bij goedkeuring van de tijdelijke verkeersmaatregelen voor evenementen ben je als organisator verplicht om alle langs het traject omwonenden én de bewoners van de afgesloten (en eventueel ingesloten) openbare wegen ten minste één week op voorhand op de hoogte te brengen van het geplande evenement. Op deze bewonersbrief moeten een contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummer van de organisatie staan. De bewonersbrief moet vooraf ter goedkeuring voorgelegd worden aan de dienst communicatie en onthaal (communicatie@deinze.be). Hieronder is een voorbeeld te vinden voor de bewonersbrief.