Bij het voorbereiden van evenementen komt heel wat kijken. Het zoeken van een geschikte datum en plaats, diverse aankopen, het voeren van promotie,... Daarbij worden organisatoren geconfronteerd met een aantal wettelijke regels waar ze niet altijd even goed wijs uit geraken. Vaak is het een heuse zoektocht om correcte informatie te verkrijgen.
Het stadsbestuur van Deinze stelt daarom het onlineformulier melding publieke evenementen ter beschikking van de organisatoren. Aan de hand van dit formulier kan de organisator in één moeite de belangrijkste informatie doorgeven aan de verschillende stedelijke diensten, politie en brandweer. Op die manier krijgen zij tijdig een goed beeld van de evenementen in Deinze en kunnen zij de nodige stappen zetten om het evenement veilig te laten verlopen.
GA NAAR HET ONLINEFORMULIER VOOR HET MELDEN VAN EVENEMENTEN
Wie moet melden?
Het is steeds verplicht om te melden als minstens 1 van deze criteria van toepassing is:
- op het evenement worden meer dan 500 bezoekers verwacht.
- het geluidsniveau van de versterkte muziek is meer dan de wettelijke normen.
- een deel van de openbare weg of openbare parking wordt ingenomen.
Maak vooraf steeds een duidelijk digitaal grondplan om mee te sturen met de melding.
Doortochten (= met gebruik van de openbare weg binnen de wegcode) moeten het meldformulier niet invullen. Doortochten worden gemeld via www.deinze.be/melding-doortocht. Zodra er echter bijkomende verkeersmaatregelen nodig zijn, moet het meldformulier wel worden ingevuld.
Wat als jouw evenement niet onder de verplichte melding valt?
Ben je niet verplicht om te melden, dan kan je dit meldformulier op vrijwillige basis indienen. Dit komt in ieder geval de veiligheid van jouw evenement ten goede.
OPGELET! Het feit dat je niet verplicht bent om te melden, ontslaat jou niet van de verplichting om alle wettelijke bepalingen voor het organiseren van evenementen na te leven.
Hoe ga je te werk?
Indien blijkt dat je verplicht bent te melden, vul dan het onlineformulier volledig in. Als je voor bepaalde rubrieken met het oog op een specifieke vergunning voor bewaking of het schenken van sterke dranken nog niet over alle gegevens beschikt bij de melding, kan je later de aparte formulieren doorsturen naar de betrokken dienst.
Stuur bij voorkeur 12 weken voor aanvang van het evenement het onlineformulier door. Als de melding later wordt ingediend, kan niet worden gegarandeerd dat alle vergunningen tijdig worden afgeleverd. Stuur ook niet vroeger dan 1 jaar op voorhand de melding door (er zijn immers nog te veel onbekende gegevens en de kans op wijzigingen is dus groot).
Op het moment dat meldformulier niet meer kan ingediend worden, dit wil zeggen minder dan 4 weken voorafgaand aan de start van het evenement, kunnen geen vergunningen meer worden verleend. Er is dan immers voor de diverse betrokken veiligheidsdiensten onvoldoende tijd om de aanvraag te verwerken volgens de wettelijke procedures.
Zorg dat je over volgende gegevens beschikt, vooraleer het meldformulier in te vullen:
- Naam, tijdstip, locatie + verwacht aantal aanwezigen van het evenement
- Grondplan met indeling van de locatie, toegangs- en evacuatiewegen, parkings, podia, tenten, attracties, geluidsinstallatie(s), eet- en drankstanden, kooktoestellen, verwarmingstoestellen, EHBO en andere infrastructuur
- Contactgegevens eindverantwoordelijke en contactpersonen op het evenement zelf (ook gsm, e-mail en rijksregisternummer)
- Bij schenken sterke dranken: lijst geschonken dranken + gegevens aanvrager vergunning (ook rijksregisternummer) + het moraliteitsattest van de aanvrager (uittreksel van het strafregister model 596.1)
- Bij gebruik versterkte muziek: uren en type van de muziek, gegevens van de geluidsfirma of geluidstechnieker
- Beschrijving van de nodige verkeersmaatregelen (tijdelijk afsluiten straten of parkeerplaatsen)
- Andere vragen aan politie Deinze-Zulte-Lievegem
- Bij inzet bewakingspersoneel: contactgegevens bewakingsfirma en/of persoonsgegevens vrijwilligers (ook rijksregisternummer en beroep)
- Voor de brandweer: gegevens over gebruik gas, elektriciteit, hout, open vuur en vuurwerk, gegevens over de opgestelde tenten, podia, stoelen en tafels, kermisattracties, gegevens over de opgestelde eetstanden, barbecue, mobiele cateraars
- Indien aanwezig, contactgegevens van de medische hulppost
Gegevens met betrekking tot de vergunning sterke dranken of het inzetten van security kunnen ook later apart na de melding worden doorgegeven.
Indien je op het moment van de melding nog niet over alle gegevens beschikt, dien dan de aparte aanvragen in via 'Aanvragen drankvergunning' en/of 'Inzetten van security en bewakingsdiensten'.
Enkel de aparte aanvraagformulieren indienen is in dat geval niet voldoende.
Onder de rubriek evenement organiseren vind je heel wat praktische informatie.