De wet regelt geen recht op vergoedingen voor vrijwilligers, de organisatie kan dit zelf beslissen en dient de vrijwilligers dan ook voor de aanvang van het vrijwilligerswerk duidelijk te maken of ze al dan niet vergoedingen geeft.
Wat zijn de mogelijke vergoedingen?
Geen vergoeding
Vergoeding in natura
De organisatie kan ervoor kiezen om de vrijwilligers occasioneel een vergoeding in natura te geven. Dit kan bv. gaan om een bedankingsetentje, een boekenbon,…
Onkostenvergoeding
De organisatie kan ervoor kiezen om vrijwilligers geldelijke vergoedingen te geven. Deze onkostenvergoedingen kunnen volgens twee systemen worden uitbetaald: de forfaitaire of reële onkostenvergoeding.
Forfaitaire kostenvergoedingen werken volgens het systeem van de vaste kosten. De regeling houdt in dat je aan de vrijwilligers een vast, door de organisatie bepaald bedrag mag uitbetalen, zonder dat de vrijwilliger daarvoor bewijsstukken moet binnenbrengen. De organisatie dient een nominatieve lijst van de vrijwilligers bij te houden, waarin per dag de bedragen genoteerd staan. In deze regeling gelden absolute maxima, die elk jaar worden geïndexeerd. Zowel de vrijwilliger als de organisatie moeten de maxima bewaren.
Reële onkostenvergoedingen is een systeem waarbij de organisatie de vrijwilligers hun werkelijk gemaakte onkosten terugbetaalt, als daar bewijsstukken tegenover staan. Hierbij zijn er geen maxima, alles wat de vrijwilliger uitgeeft, kan vergoed worden, al is het wel belangrijk dat deze bedragen niet buitensporig hoog zijn en dat de onkosten aanvaardbaar zijn. De organisatie dient de bewijsstukken uiteraard op te vragen en goed bij te houden.
Opgelet!
Een vrijwilliger mag niet én een forfaitaire én een reële kostenvergoeding ontvangen. De organisatie kiest welke regeling ze wil volgen en moet zich daar binnen eenzelfde kalenderjaar per vrijwilliger aan houden. De vrijwilliger dient bij vrijwilligerswerk voor meerdere organisaties één bepaalde regeling bij alle organisaties per kalenderjaar vol te houden.
Noteer een onkostenvergoeding voor een vrijwilliger nooit als een prestatievergoeding, want dan zit je in de arbeidslogica en dit mag niet, noteer steeds ‘forfaitair’ of ‘reëel’.